Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales

1. Quiénes somos

TC Ingeniería DYP S.A.S. ("TC Ingeniería") desarrolla y opera TC Salud. Correo de contacto para temas de datos personales: operaciones@tcingenieria.co.

Cada institución de salud que contrata TC Salud (la "entidad") decide qué datos de sus pacientes registra y para qué los usa: la entidad es la responsable de esos datos. TC Ingeniería actúa como encargada: los trata solo por cuenta de la entidad, según sus instrucciones y esta política. Si usted es paciente, puede dirigir sus solicitudes a su institución de salud o a nosotros, y las gestionaremos con ella.

TC Ingeniería es responsable directa de los datos de los usuarios del sistema (personal de las entidades) y de quienes nos contactan por soporte.

2. Alcance

Esta política aplica a:

• La aplicación web TC Salud y su interfaz de programación (API).
• Los números de WhatsApp que las entidades conectan a TC Salud por medio de la plataforma WhatsApp Business de Meta.
• La atención de soporte técnico.

3. Datos que tratamos

Pacientes y sus acudientes

• Identificación y contacto: nombre, tipo y número de documento, fecha de nacimiento, sexo, teléfonos, correo, dirección y ciudad; datos del acudiente en el caso de menores de edad.
• Datos de atención: citas y su historial, interacciones con el centro de llamadas, campañas en las que participa, alertas de prevención (por ejemplo, vacunación o controles según edad y diagnósticos) y capturas de pantalla que el personal adjunta como evidencia.

Personas que escriben por WhatsApp

• Número de teléfono y nombre de perfil de WhatsApp.
• Contenido de los mensajes enviados y recibidos, fecha y hora, y el estado de entrega que informa WhatsApp.
• El número de documento que la persona escribe para identificarse ante su entidad.

Usuarios del sistema

• Nombre, correo, rol y entidad a la que pertenecen.
• Registros de auditoría: accesos, inicios de sesión, cambios realizados, consultas a datos de pacientes, dirección IP y fecha y hora.

4. Para qué usamos los datos

• Registrar y buscar pacientes, y gestionar sus citas, cancelaciones y reprogramaciones.
• Responder mensajes de WhatsApp: identificar al paciente, mostrar información de la entidad (horarios, sedes, requisitos) y comunicarlo con un asesor.
• Contactar a pacientes en campañas de salud y recordatorios de programas de prevención definidos por la entidad.
• Generar indicadores de gestión para la entidad.
• Proteger el sistema: controlar el acceso, auditar el uso de los datos y detectar accesos indebidos.
• Dar soporte técnico y cumplir obligaciones legales.

No vendemos datos personales ni los usamos para publicidad. No los usamos para fines distintos a los contratados por la entidad.

5. Mensajes por WhatsApp

Los mensajes viajan por la plataforma WhatsApp Business, operada por Meta Platforms, Inc. y WhatsApp LLC. Meta trata esos datos según sus propias condiciones y su política de privacidad.

• Solo recibimos los mensajes que usted envía a un número de una entidad conectada a TC Salud. No accedemos a sus otros chats, contactos ni grupos.
• Un asistente automático responde primero; en cualquier momento puede escribir asesor para hablar con una persona de la entidad.
• Las entidades le escriben por iniciativa propia solo con los mensajes que WhatsApp permite (por ejemplo, plantillas aprobadas por Meta) y para los fines de la sección 4.
• Si no desea recibir más mensajes, indíquelo en el chat, bloquee el número o escríbanos a operaciones@tcingenieria.co.

6. Datos de salud y de menores

Los datos relacionados con la salud son datos sensibles. Usted no está obligado a entregarlos; su tratamiento requiere su autorización expresa, salvo las excepciones de ley. La entidad de salud obtiene esa autorización al atenderlo.

Los datos de niños, niñas y adolescentes se tratan respetando su interés superior y sus derechos fundamentales, con la autorización de su representante legal o acudiente.

7. Con quién compartimos los datos

• La entidad de salud que lo atiende. Cada entidad solo ve los datos de sus propios pacientes.
• Proveedores tecnológicos que nos prestan servicios bajo contrato y obligaciones de confidencialidad: alojamiento en la nube de la aplicación y la base de datos, almacenamiento de archivos (Amazon Web Services) y la plataforma WhatsApp Business (Meta).
• Autoridades, cuando una ley u orden judicial lo exija.

Algunos de estos proveedores guardan información fuera de Colombia. Esas transferencias se hacen a proveedores con niveles adecuados de protección o con las garantías que exige la ley colombiana.

8. Seguridad

• Toda la comunicación viaja cifrada (HTTPS).
• Las credenciales de WhatsApp de cada entidad se guardan cifradas, y los mensajes que llegan se verifican con la firma de Meta.
• El acceso se limita por entidad, rol y permisos individuales; las sesiones vencen y se revocan al cerrar sesión.
• Las capturas de evidencia se guardan en almacenamiento privado y solo se entregan a usuarios autorizados de la misma entidad.
• Registramos quién consulta y modifica datos de pacientes.

9. Tiempo de conservación

Conservamos los datos mientras la entidad tenga contratado TC Salud y durante el tiempo que ella deba guardarlos por ley, incluidas las normas sobre registros de atención en salud. Al terminar el contrato, devolvemos o eliminamos los datos según lo que indique la entidad, salvo los que la ley nos obligue a conservar. Los registros de auditoría se conservan como soporte de seguridad.

10. Sus derechos

Como titular de los datos, usted puede:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos.
• Pedir prueba de la autorización que dio, salvo cuando la ley no la exige.
• Saber cómo se han usado sus datos.
• Revocar la autorización o pedir que se eliminen sus datos, cuando no exista un deber legal o contractual de conservarlos.
• Consultar sus datos gratis.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio, después de haber presentado su solicitud ante nosotros o ante la entidad.

11. Cómo presentar una solicitud

Escriba a operaciones@tcingenieria.co indicando su nombre, número de documento, el número de teléfono o la entidad de salud relacionada, lo que solicita y un medio para responderle. Podemos pedirle que confirme su identidad.

• Consultas: respondemos en máximo 10 días hábiles, prorrogables por 5 días hábiles más avisándole el motivo.
• Reclamos (corrección, actualización, eliminación o revocatoria): respondemos en máximo 15 días hábiles, prorrogables por 8 días hábiles más avisándole el motivo.

Si su solicitud es sobre datos de una entidad de salud, la trasladamos a ella y le informamos.

12. Eliminación de datos

Para pedir que se eliminen sus datos, incluidos los mensajes de WhatsApp:

1. Escriba a operaciones@tcingenieria.co con el asunto "Eliminación de datos".
2. Incluya su nombre, número de documento y el número de teléfono con el que escribió por WhatsApp.
3. Verificamos su identidad y eliminamos los datos, o los anonimizamos cuando no sea posible borrarlos, en el plazo de la sección 11. Le confirmamos por correo.

No se eliminan los datos que la entidad de salud o TC Ingeniería deban conservar por ley (por ejemplo, registros de atención en salud); en ese caso le explicamos cuáles y por qué. Los mensajes guardados en su propio teléfono y en los servidores de WhatsApp dependen de usted y de Meta.

13. Cookies

TC Salud usa solo cookies necesarias para mantener la sesión de los usuarios del sistema y recordar preferencias de la interfaz. No usa cookies de publicidad ni de analítica de terceros.

14. Cambios a esta política

Si cambiamos esta política, publicaremos la nueva versión en esta página con su fecha de vigencia. Si el cambio afecta las finalidades del tratamiento, lo informaremos antes de aplicarlo.